Hiện nay, “việc cải tiến liên tục (Kaizen) các quá trình” là mục tiêu của nhiều doanh nghiệp. Kaizen bao gồm việc sáng tạo và thực hiện những ý tưởng nhằm đạt được mục tiêu bằng những phương pháp mang lại hiệu quả cao hơn. Mục tiêu của Kaizen không phải là giảm chi phí mà là làm cho công việc đơn giản hơn, nhanh hơn, tiện ích hơn và hiệu quả hơn. Chìa khóa để thực hiện Kaizen chính là không ngừng đưa ra các ý tưởng nhằm thúc đẩy cải tiến.
Nếu Kaizen được xem là một công cụ chiến lược vững chắc để khắc phục các khó khăn và đạt được các mục tiêu của công ty thì phương pháp 5S (năm nguyên tắc bắt đầu bằng chữ S trong tiếng Nhật) là các kỹ thuật cơ bản cho phép tăng hiệu quả và năng suất trong khi vẫn đảm bảo một môi trường tổ chức dễ chịu. Tiêu chuẩn 5S thực tiễn được thực hiện qua 5 quá trình cơ bản : Seiri (Sàng lọc) , Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc), Shituke (Sẵn sàng).
Một nghiên cứu được thực hiện tại một phòng kinh doanh đã chỉ ra rằng, việc áp dụng triết lý Kaizen và phương thức 5S đã làm tăng diện tích lưu trữ thêm 10%, đồng thời giảm thời gian tìm kiếm tài liệu xuống 20% (tối đa mất 1 phút để tìm bất kì tài liệu nào).
Ngăn nắp, gọn gàng là nển tảng để nâng cao năng suất, chất lượng
Để thực hiện được điều này, các nhân viên trong phòng đó đã bắt đầu bằng việc Seiri (Sàng lọc ). Cụ thể là, khu vực làm việc đã được đánh dấu rõ ràng đi kèm với việc áp dụng nhãn đỏ cho tất cả các yếu tố được coi là không cần thiết cho bộ phận bán hàng. Đồng thời, mọi vật không có giá trị sử dụng đã được loại bỏ (khoảng 50kg gỗ thừa đã được vứt bỏ).
Ngoài ra, các nguyên nhân dẫn đến sự tích tụ bừa bãi cũng được thu thập và phân tích cụ thể.Kết thúc Seiri, 2 quá trình tiếp theo được áp dụng là Seiton (Sắp xếp) và Seiso (Sạch sẽ). Qua hai quá trình này, tất cả các đối tượng được đặt không phù hợp đã được kiểm kê và được thay thế bằng các vật dụng cần thiết cho khu vực bán hàng. Cùng với đó, các tiêu chuẩn trực quan của sự sắp xếp hợp lý đã được thiết lập.
Tiếp theo đó, toàn bộ khu vực văn phòng đã được làm sạch , hệ thống dây điện được thay thế và các tác nhân gây rối loạn trật tự đều đã được phát hiện. Tương tự như vậy, phương thức trên cũng được áp dụng cho một phân xưởng cơ khí. Và kết quả đạt được là: giải phóng được 30% diện tích lưu trữ, giảm thời gian lao động không hiệu quả xuống 10%, tạo và duy trì các tiêu chuẩn, quy trình dịch vụ cụ thể , đồng thời xác định các vấn đề có thể xảy ra trong quá trình hoạt động của phân xưởng.
Kaizen không phải là 1 công cụ, không phải là một kỹ thuật mà là một triết ly. Việc áp dụng các nguyên tắc Kaizen có thể ví như một cuộc đối thoại liên tục giữa người quản lý và người lao động và giữa người lao động này với người lao động khác. Chính vì thế, các yếu tố quyết định sự thành công của hoạt động Kaizen và 5S bao gồm: Cam kết của lãnh đạo cao nhất, vai trò của cán bộ quản lý các phòng ban, tổ, nhóm, sự nỗ lực tham gia của mọi người, việc triển khai cải tiến được thực hiện liên tục, hàng ngày.
Vân Trang